As constantes exigências do mercado atual por modelos de negócio sustentáveis, mais economicamente viáveis e também vantajosos, trouxeram inúmeras necessidades de adaptação às empresas.
Com isso a corrida por uma gestão mais certeira e efetiva dos recursos e insumos disponíveis fez com que, ao longo dos anos, as empresas passassem a considerar cada vez mais os benefícios de incluir tecnologia em diversas situações.
Esse esforço e iniciativa são feitos para melhorar a produtividade e resolver problemas ou dificuldades que elas enfrentam.
Hoje em dia é praticamente impensável que alguma organização se veja fora de tal tendência, da qual, de certo modo, depende a sobrevivência empresarial atualmente.
A redução de custos, nesse cenário, é um importante fator. Não no sentido de suprimir qualidade, é claro. Mas, pelo contrário, como contributiva para que a empresa tenha maior saúde financeira, boa gestão e melhor planejamento e consiga investir no que realmente pode oferecer crescimento ao negócio.
Para isso, de diversas formas a tecnologia pode ser empregada e permitir diminuição de desperdícios e utilização mais consciente e otimizada de recursos.
As aplicações são diversas.
A fim de entender melhor os exemplos?
Veja a seguir algumas das principais formas de introduzir tecnologia em diferentes setores e processos da empresa a fim de reduzir custos e também ter maior rendimento, o que consequentemente impacta em seu ROI como um todo:
Investimentos em data center e melhor gerenciamento
Em primeiro lugar é imprescindível entender a importância de investir no adequado gerenciamento de dados.
Para isso, apostar em boas opções de tecnologias em servidores/storage, por exemplo, costuma ser essencial.
Ter um bom data center permite ajuda em duas frentes:
Maior reunião, organização e consolidação dos dados para que a empresa implemente controle, tenha como consultar e acompanhar procedimentos realizados em seu ambiente interno e como implantar sistemas que auxiliem no monitoramento das áreas, conhecendo quais delas enfrentam problemas e/ou desperdícios e também intervir, tendo base para tomada de decisões.
Isso pode poupar gastos com correção de falhas, retrabalhos ou prejuízos advindos de má gestão dos processos e fluxos organizacionais.
A implementação de ferramentas para monitoramento, aliás, ajuda a ter maior controle e noção precisa do que é gasto em cada área, auxiliando em um planejamento melhor.
Com isso é possível descobrir os gargalos, as reais demandas de cada área
e melhor ajustá-las, inclusive no que tange ao fornecimento de subsídios e autorização de aquisição de novos recursos, evitando adquirir suprimentos que a empresa não irá utilizar em partes ou no todo (o que representaria dinheiro parado).
Digitalização, integração e menor uso de papel
Outro grande benefício da tecnologia é poder trabalhar com a mentalidade paperless. Ou seja, reduzir o uso de papel.
Em serviços de outsourcing pode-se inclusive hoje já ter mais controle sobre esse tipo de procedimento, o que impacta também no desenvolvimento sustentável e, com toda certeza, nos custos.
Existem diversos tipos de tecnologia disponíveis hoje em dia para isso, como controle de tarefas realizado por identificação, que evita o desperdício e o esquecimento de procedimentos em execução, levando à necessidade de refazê-los — o que leva a maior gasto de energia e de insumos.
TI verde, aliás, já é um conceito bastante abordado pelas empresas como um todo (você pode baixar nosso e-book gratuito aqui e entender mais sobre isso).
Além de tudo, a empresa pode usar softwares ou recursos de gerenciamento a partir do data center para trabalhar com sistemas integrados de comunicação e compartilhamento de informações que auxiliem na troca mais efetiva de arquivos e dados entre equipes e departamentos sem a necessidade de veicular tais informações em meio material ou dificultar e gastar mais com o serviço feito por constante troca de pastas e manutenção de volumosos arquivos.
A eficiência aumenta e de quebra eleva-se também a segurança, já que, expostos a meios físicos, os documentos em geral podem sofrer rasuras, danos e até mesmo serem passíveis de perda ou extravio.
A versão digitalizada, embora nem sempre substitua a outra, evita tudo isso.
Outsourcing de TI
A terceirização de funções e tarefas de TI por meio do uso de tecnologia “alocada” por assim dizer pode, por sua vez, ocorrer em diversas esferas da empresa e trazer benefícios, como no caso de IaaS, PaaS e SaaS (Infraestrutura, Plataforma e Softwares como Serviço).
Isso porque você pode terceirizar esse tipo de serviço e economizar com infra própria, manutenção, atualizações, pagamentos em excesso de licenças e manter estrutura própria de TI para suporte de tudo – especialmente se sua empresa ainda não for grande – o que pode ser inviável em termos de orçamento para em um primeiro momento.
Com isso, dependendo da área (e especialmente na de data center ou de recursos em forma de software para o gerenciamento) pode ter escalabilidade e serviços mais sob demanda, garantindo que irá pagar somente pelo que utiliza e podendo expandir isso depois facilmente, caso precise.
Assim evita-se ter/acumular tecnologia obsoleta e reduz-se o descarte, que também pode ser, dependendo do caso, custoso.
Benefícios para a área financeira
A implementação de softwares e melhor gerenciamento de dados pode ser muito útil para o setor financeiro.
Até mesmo o auxílio da tecnologia para que não se perca prazos, evite-se a aplicação de multas e eventuais gastos além dos previstos em razão de problemas na organização de processos, comunicação ou burocracia para cumprir requisitos legais em tempo hábil.
Também pode garantir um planejamento financeiro mais ajustado, otimizar rotinas e contas a pagar para que fiquem mais rápidas, bem como a área de contas a receber, para auxiliar o setor de cobrança.
Possibilidades em sua comunicação
Como o rol é amplo, aqui pode entrar até a telefonia, o VoIP e as tecnologias de comunicação utilizando protocolos de internet para gerar menores gastos.
Dependendo da tecnologia em que a empresa aposte, existe a possibilidade de utilizar plataformas que gerenciam a comunicação em um ambiente que não dependa tanto da telefonia convencional, abrindo possibilidade para utilização de números virtuais.
Isso traz redução de custos em relação a manter estruturas fixas, muitas vezes, e localizadas, ajudando a centralizar processos e também fornecendo, em muitos casos, maior eficiência no atendimento.
Sem contar os possíveis investimentos em ferramentas de inteligência artificial integradas a essa comunicação, como os chatbots, que podem, além de oferecer uma experiência melhor aos clientes na interface com canais de comunicação da empresa (como sites), fazer com que ela economize.
Comandas digitais e mobilidade
Para clientes ou para funcionários, dependendo do caso, essa opção aumenta a eficiência e reduz gastos, além de diminuir a possibilidade de erros e equívocos.
Imagine que seu negócio atue no ramo alimentício, hoteleiro e assim por diante. Substituir as tradicionais comandas em papel por controles digitais pode auxiliar não só na redução de gastos com papel como em maior clareza e controle sobre as anotações feitas.
Dotar os atendentes de tablets e tecnologias móveis também, possibilitando, inclusive, comunicação com a cozinha ou com o centro de serviços em tempo real, o que agiliza o atendimento.
Softwares que melhoram a gestão do estoque
Dependendo do ramo do negócio isso pode ser muito benéfico.
Dá para acompanhar, por exemplo, com programas que auxiliam na gestão de insumos, a situação atual do estoque, o andamento do setor, quais mercadorias há em estoque, as quantidades, os tipos e se estão em falta ou não, se estão em conformidade com as demandas dos clientes.
Em um e-commerce ou em um atacadista, por exemplo, isso poderia ser ainda mais vital. Torna-se possível, inclusive, programar melhor a logística e evitar que clientes ou demais organizações abastecidas façam encomendas e não se tenha como abastecê-las.
Isso auxilia a investir mais no que tem efetivamente mais saída, evitando pedidos duplicados, em excesso e facilitando a conferência de procedência e autorização de novos pedidos e requisições dos setores.
Também pode ajudar a cotar os melhores preços e conseguir os melhores orçamentos e prazos, evitando que a empresa gaste desnecessariamente.
Apoio ao marketing e aos investimentos
Por fim, utilizar tecnologia evita que a empresa gaste ou continue gastando com o que não dá resultados.
Com ferramentas que automatizam parte do marketing, por exemplo, com base em um banco de dados estruturado, pode-se ganhar muito mais alcance nas campanhas criadas, eficiência e poupar recursos até mesmo materiais para viabilizá-las, as quais nem sempre teriam, sequer, o mesmo impacto.
Segmentando melhor sua base com auxílio de tecnologia consegue-se melhores decisões e investimentos certos, focando em estratégias que de fato gerem retorno, além do acompanhamento de métricas e geração de relatórios com muito mais precisão.
