Com o dia a dia cada vez mais agitado, a competitividade no mercado se elevando e a disputa por clientes e produtos de alta qualidade e valor agregado ficando cada vez maior, é natural que as empresas se sintam pressionadas a sempre encontrar as melhores formas de gerenciar suas tarefas e garantir alto desempenho.
Nesse ponto, algo que chama a atenção dos gestores atualmente é justamente a tendência de automação de processos.
Isso significa utilizar a tecnologia em favor da “simplificação” de algumas tarefas, etapas e alertas que passam a ser feitos automaticamente com o auxílio de ferramentas a partir de softwares, integrações com banco de dados e recursos programados – com base em cognição, por exemplo.
Leia mais a seguir e descubra de que modo isso é extremamente importante para seu negócio e de que maneira implementar.
Por que a automação de processos é essencial para as empresas nos dias atuais?
Porque a demanda sobe e as empresas que não procuram se atualizar e acompanhar o ritmo de processos cada vez mais automatizados correm o risco de ficar para trás na corrida competitiva.
E isso tanto em razão de não conseguir oferecer o mesmo serviço ao cliente quanto por não se tornar capaz de otimizar sua produtividade e seus custos de maneira compatível com as exigências do mercado e de sua área.
É importante ter em mente que mesmo a melhoria de processos internos pode refletir excelentes resultados no serviço ou no produto entregue ao consumidor.
Sem contar que tudo o que é otimizado, no que tange ao lado operacional da empresa, não só confere a ela maior agilidade, potencial e confiabilidade em uma série de tarefas (que manualmente podem não só demorar, como inclusive abrir margem para erros) como também libera tempo e concentração para que as áreas estratégicas do negócio se desenvolvam.
Benefícios da automação de processos
Ao automatizar tarefas e processos ganha-se em segurança, tempo, produtividade, excelência e também diferenciais (vantagem competitiva).
Não são todas as tarefas, contudo, que podem comportar fases automatizadas dentro de uma empresa, é verdade.
Muitas vezes essa decisão depende da análise de uma série de fatores, até para que se garanta segurança de fato.
Mas, se sua intenção é começar a implementar isso em seu ambiente, veja a seguir possibilidades e o que deve começar a considerar.
O que fazer? Como começar a automatizar processos na empresa?
1- Conheça as áreas mais críticas e crie um plano de ação
Procure saber quais são as áreas em que eventualmente estejam ocorrendo atrasos, esquecimentos e dificuldades nos processos e converse com seu time para saber como melhor pode ajudá-lo.
Dessa troca podem vir ideias importantes sobre etapas que, se otimizadas, poderiam fluir muito melhor.
Um brainstorming inicial pode ser o ponto de partida essencial para que, por meio de uma conversa interessada e franca, se descubra áreas em que a automação seria bastante aplicável.
Em seguida, a criação de checklists e a sequência para tais ações é relevante para que você pense no tipo de ferramenta que precise e nos avisos sobre falhas e ações que devem ser criados para facilitar todo o trabalho que estiver em questão.
Exemplo: na área jurídica, financeira ou contábil pode ser que prazos de envio de documentação, entre outros, sejam perdidos ou atropelados em função de uma rotina muito atribulada e processos burocráticos de serem feitos manualmente, ou, ainda, isso pode ocorrer na gestão dos documentos e correspondências, declarações, obrigações fiscais, legais e assim por diante.
Por conta da rotina atribulada e de uma série de especificidades, ainda mais se seu time tiver um rol de atribuições muito extenso, isso pode acabar ficando muito complicado.
Automatizar alguns lembretes, envios, alertas e assim por diante pode ser útil para organizar esse fluxo e contribuir para que o time não se perca em etapas importantes.
Assim a empresa evita prejuízos diversos, como até mesmo sanções e não sobrecarrega a equipe, que trabalha, por sua vez, de forma muito mais produtiva.
Desperdícios e falhas podem estar ocorrendo em diversas áreas sem que você perceba. Ainda não havia se dado conta disso? Pense e comece a agir, agora mesmo!
2- Engaje sua equipe
Instruí-la a respeito do processo de automatização e de sua contribuição e fazer com que os times enxerguem-no como um aliado e não o contrário é muito importante.
Os colaboradores precisarão estar envolvidos e comprometidos com a estratégia de automação para que ela verdadeiramente dê resultados. E você tem o dever de monitorar isso constantemente.
Para isso eles necessitarão entender para que ela veio na empresa, a que se dispõe e como pode auxiliar todos os setores que serão beneficiados.
Eles precisam saber operar as ferramentas, então invista em seus colaboradores e promova treinamentos nesse sentido.
3- Considere trabalhar com ferramentas no marketing
Automação de marketing pode auxiliar bastante tanto a área disso em si como a comercial e a de vendas no todo, inclusive entregando mais leads qualificados a elas e melhorando os níveis de acordo de entregas (SLAs), se o fluxo for bem esquematizado.
Existem diversas ferramentas hoje que automatizam funções nessa área, enviam e-mails marketing em momentos estratégicos da jornada, disparam SMS e assim por diante.
Por meio, ainda, de ferramentas que facilitem o gerenciamento de relacionamento e estruturação de etapas e processos de forma automatizada, analisando comportamento, em função de dados coletados do histórico de interação e no banco de dados em geral, por exemplo, permite-se ser muito mais certeiro e direcionado na comunicação. Até que de fato aquele cliente seja conduzido para o momento da conversão.
Ou seja, a automação ajuda muito mais na apuração, apontando caminhos e prontificando ações.
4 – Pense em robustez para sua TI e em softwares que auxiliem a gestão – ERPs
Não se deve esquecer, aqui, que é preciso um bom data center para dar apoio a toda tecnologia que envolver a automação a partir, principalmente dos dados.
Alguns exemplos de automatização nesse sentido são os ERPs (softwares de gestão) que podem, dentre muitas outras tarefas, gerar relatórios, análises comparativas, levantamento e alertas, facilitando a visualização de etapas que ainda não foram cumpridas e do andamento dos trabalhos.
Organização e compilação de informações ganham pontos positivos aqui.
Elas seriam coisas que feitas, muito provavelmente (no modo tradicional) em planilhas que nem sempre permitem acompanhar em tempo real o que acontece ou intervir mediante algum cenário, o que dificulta atingir oportunidades de negócio, aproveitar insights, corrigir problemas, alertar equipes e gestores ou mesmo fornecer informação de alerta instantaneamente, agilizando ações.
