Projetos em TI têm começo, meio e fim. Alguns requerem um prazo mais curto para ficarem prontos. Outros demandam mais tempo para serem concluídos. Mas todos têm o mesmo desafio: cumprir o cronograma estabelecido no plano de ação.
Atrasos no desenvolvimento de projetos em TI resultam em aumento de custos operacionais, insatisfação de clientes e prejuízos à imagem da organização. Portanto, cabe ao gerente de projeto implementar as medidas necessárias para otimizar o gerenciamento de tempo em TI.
Confira 5 dicas para otimizar o gerenciamento de tempo em TI:
1. Disponibilizar recursos técnicos, materiais e humanos
Para otimizar o tempo, a empresa deve investir em tecnologias de informação e modelagem de processos. Para isso, é essencial analisar o padrão atual, identificar os problemas que estão provocando o desperdício de tempo e adotar as medidas necessárias.
Além de profissionais altamente qualificados e experientes, a empresa precisa disponibilizar os recursos tecnológicos a suas equipes. O gestor pode investir na automação de alguns processos e escolher a dedo os fornecedores de equipamentos e sistemas.
No post “6 principais problemas que afetam a produtividade da equipe de TI e como evitá-los” você pode encontrar mais informações para ganhar tempo e produtividade solucionando alguns problemas corriqueiros do setor.
2. Estabelecer indicadores de desempenho
No plano de execução de um projeto de TI há etapas específicas, as quais devem ter prazos de início e fim. Cabe ao gestor do projeto, gerenciar o andamento dos trabalhos e fazer os ajustes necessários para não comprometer o prazo.
O gerenciamento de tempo em TI é fundamental para evitar que atrasos em determinada fase do projeto provoque o efeito dominó nas demais. E uma das melhores maneiras para se fazer isso é através dos indicadores de desempenho. Custos, prazos, qualidade – há vários pontos a serem mensurados a fim de otimizar o gerenciamento de projetos. Portanto, defina os indicadores de desempenho críticos para seu negócio, incluindo o tempo de cada tarefa.
3. Canais de comunicação eficazes
A comunicação eficiente e eficaz é uma parte importante no gerenciamento de tempo em TI. É importante criar sistemas de informação para que o fluxo de dados e a comunicação direta entre as pessoas envolvidas nos projetos aconteçam sem ruídos e entraves.
Por isso, é necessário definir os meios mais efetivos para que a comunicação interna e externa aconteça com assertividade. Todos os envolvidos precisam ter clareza sobre suas responsabilidades e os prazos a serem cumpridos.
4. Métodos ágeis de gerenciamento de projetos
Definir o método de trabalho é fundamental para alcançar as metas e objetivos estabelecidos. Há várias ferramentas para agilizar o gerenciamento de projetos, entre as quais o Scrum, Kanban, XP, ASD ou FDD.
Scrum
Essa metodologia divide o projeto em cinco ciclos mensais, denominados “Sprints”: reunião de planejamento (Sprint Planning Meeting); definição de itens a serem executados (Sprint Backlog), reunião diárias para avaliar o trabalho feito no dia anterior (Daily Scrum), apresentação do que foi implementado (Sprint Review Meeting) e ao, final, o Sprint Retrospective. Fechado esse ciclo, planeja-se o próximo e assim sucessivamente até a conclusão do projeto.
Kanban
É um método visual, que usa um quadro e cartões para organizar o trabalho. Basicamente, o quadro é dividido em: “fazer”, “em execução” e “feito”. Os cartões contêm informações sobre a tarefa a ser executada, o nome do profissional encarregado, data e horário da solicitação. Conforme o andamento, os cartões passam para os campos “em execução” ou “feito”. Os cinco primeiros minutos do dia devem ser dedicados à avaliação do quadro para otimizar o gerenciamento de tempo em TI.
Extreme Programming (XP)
Esta metodologia ágil possui quatro princípios essenciais: comunicação, simplicidade, feedback e coragem. Desenvolvedores mantêm a comunicação permanente com os clientes para fazer os ajustes necessários ao projeto de software. Priorizar, no projeto, as funcionalidades atuais necessárias para as demandas presentes, ao invés de desenvolver um software complexo, com recursos que só serão utilizados no futuro, mas que, até lá, podem estar obsoletos. Realização de testes para verificar possíveis falhas do software em desenvolvimento. Coragem para solicitar o feedback do cliente. Se na segunda semana de trabalho a equipe é obrigada a trabalhar mais que 40 horas, é porque existe algum problema afetando o planejamento.
Adaptative Software Development (ASD)
A metodologia ASD possui seis características: os ciclos de desenvolvimento são orientados por missões; o software é desenvolvido por etapas curtas; o projeto pode ser refeito; existe tolerância às mudanças no projeto; os prazos são pré-fixados; é dada prioridade aos componentes que apresentam alto risco.
Feature Driven Development (FDD)
Nesta metodologia, os ciclos de entregas devem ser rápidos, se possível, a cada duas semanas. Não se trata de uma metodologia de gerenciamento de projetos, mas de processos de engenharia de software. Divide-se em duas etapas: “concepção e planejamento” e “construção”. Na primeira fase, há três processos – modelo, lista de funcionalidades do software e o planejamento para o desenvolvimento de cada funcionalidade. A etapa de construção abrange o detalhamento das funcionalidades e a construção das mesmas.
5. Evitar a sobrecarga de projetos
Na ânsia de ampliar a participação no mercado, muitas empresas assumem uma quantidade de projetos superior à sua capacidade de realização.
A terceirização é uma solução, mas existe o risco de a empresa contratada enfrentar problemas que inviabilizem o cumprimento de prazos. O ideal, portanto, é que a empresa de TI assuma projetos conforme sua capacidade produtiva.
Se existe espaço para avançar nos negócios, o ideal é reformular o planejamento estratégico da empresa com vistas à expansão gradativa, mas sólida.
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O cenário de alta competitividade exige um olhar mais atento para os processos e todos os fatores que recaem sobre eles. Esteja a par das necessidades do mercado e de seu negócio e faça melhores escolhas na gestão de tempo do setor de TI.